Privacyverklaring
Als gemeente en gemeenteraad hebben we een groot aantal wettelijke taken. Onder deze wettelijke taken valt bijvoorbeeld het bijhouden van de Basisregistratie Personen, de uitvoering van de Participatiewet en de Wet maatschappelijk ondersteuning. Hierdoor beschikken we over een grote hoeveelheid persoonsgegevens en verwerken we uw persoonsgegevens ook. De gemeente heeft een verantwoordelijkheid om zorgvuldig met deze informatie om te gaan. In deze privacyverklaring leggen wij uit hoe wij te werk gaan tijdens de verwerking van uw persoonsgegevens.
Wat zijn persoonsgegevens
Bij persoonsgegevens kunt u denken aan uw naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres en biometrische gegevens zoals vingerafdrukken. Dit soort gegevens verkrijgen wij van u als u zich bijvoorbeeld inschrijft bij de gemeente, een paspoort aanvraagt of een vergunning nodig heeft. Ook als u een van de websites van de gemeente bezoekt, verstrekt u ons in sommige gevallen persoonsgegevens. Bijvoorbeeld in de vorm van een IP-adres of via een cookie waarmee bepaalde voorkeuren worden geregistreerd.
Van wie verwerken we persoonsgegevens
Van alle personen met wie we contact hebben of die een website van de gemeente bezoeken, kunnen we persoonsgegevens verwerken. Ook verwerken we persoonsgegevens van contactpersonen, ambtenaren werkzaam bij de gemeente, raadsleden en leveranciers.
De gemeente en de gemeenteraad verwerkt ook persoonsgegevens van personen die niet staan ingeschreven bij de gemeente. Denk bijvoorbeeld aan persoonsgegevens die de gemeente verwerkt in het geval we te maken hebben met de nabestaanden inzake de huur van een graf.
Belangrijk: wanneer u als organisatie of bedrijf persoonsgegevens van uw medewerkers aan ons doorgeeft, bent u volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) verplicht om uw medewerkers hierover te informeren. U kunt deze privacyverklaring aan uw medewerkers geven. Zij weten zo precies hoe de gemeente en gemeenteraad omgaat met hun persoonsgegevens.
Waarvoor gebruiken we uw persoonsgegevens
Gemeente Zuidplas verwerkt uw persoonsgegevens ten behoeve van een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering, in het bijzonder voor:
- de uitvoering van de wettelijke taken van de gemeente
- de uitvoering van werkzaamheden in het kader van privaatrechtelijke transacties
- voor interne analyses waarmee we onze dienstverlening verbeteren
- voor communicatieactiviteiten. Op basis van gegevens uit interne, externe bronnen en uw bezoek aan onze webpagina’s kan de gemeente u passende en gerichte informatie sturen, bijvoorbeeld via post, telefoon, e-mail of het internet.
- Hoe gaan we met uw persoonsgegevens om
- Hoe de gemeente en de gemeenteraad omgaat met uw gegevens
- Bezoek aan de website
- Uw rechten
- Als het niet gaat zoals het hoort
- Heeft u nog vragen
- Veilig mailen
- Copyright
1. Hoe gaan we met uw persoonsgegevens om
We gaan zorgvuldig en vertrouwelijk mee om. Bovendien kunt u ons altijd vragen hoe we met gegevens omgaan én kunt u inzage vragen in uw gegevens. Staan uw gegevens verkeerd geregistreerd? Dan passen we ze aan.
Veilig
Uw persoonsgegevens zijn bij de gemeente in goede handen. De gemeente zorgt ervoor dat uw gegevens goed beveiligd zijn. Veilige internettransacties hebben daarbij bijzondere aandacht. Internetcriminelen worden immers steeds slimmer.
Vertrouwelijk
Binnen de gemeente is het college van burgemeester en wethouders verantwoordelijk voor de zorgvuldige omgang van persoonsgegevens. Daarnaast is ieder afdelingshoofd verantwoordelijk voor een goede omgang met persoonsgegevens binnen zijn afdeling. Via gemeente@zuidplas.nl of via het algemene telefoonnummer (0180) 330 300 kunt u in contact komen met het college of de betreffende afdelingen.
Al onze medewerkers hebben een ambtseed of ambtsgelofte afgelegd en zijn verplicht tot geheimhouding. Dat betekent dat wij zorgvuldig omgaan met de gegevens die u ons toevertrouwt. Alleen geautoriseerd personeel mag uw gegevens verwerken.
Binnen de gemeente en de gemeenteraad is een functionaris aangesteld die verantwoordelijk is voor een goede naleving van de privacywetgeving. Dit is de functionaris van de gegevensbescherming (FG) Mr. M. Boon via fg@zuidplas.nl. Onderdeel van de taken van de FG is het beantwoorden van privacy gerelateerde vragen.
Beveiligen van informatie en persoonsgegevens
De gemeenten in Nederland hebben zich door middel van een convenant verplicht te houden aan een minimaal niveau van informatiebeveiliging.
Toezicht op het verwerken van persoonsgegevens
De regels over het beschermen van uw persoonsgegevens zijn vastgelegd in de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Sinds 25 mei 2018 vastgelegd in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) ziet erop toe dat deze wet wordt nageleefd.
Naast de naleving van de AVG is de gemeente ook gehouden andere regelgevingen na te leven. Ook hier wordt toezicht op gehouden. Denk hierbij aan:
- de Wet basisregistratie personen
- de Wet SUWI
- de Archiefwet
2. Hoe de gemeente en de gemeenteraad omgaat met uw gegevens
De gemeente heeft ten aanzien van een aantal wettelijke taken wel de regie, maar werkt voor de uitvoering van deze taken samen met andere organisaties. Denk aan de inzet van een GGZ-instelling voor het verlenen van hulp. De omgevingsdienst Midden Holland verleend namens de gemeente onder meer omgevingsvergunningen. In haar rol als bemiddelaar kan de gemeente uw persoonsgegevens aan andere instellingen doorgeven. Ze heeft geen inzage in het inhoudelijke dossier.
Uw persoonsgegevens binnen de gemeente
Voor de doeleinden waarvoor de gemeente uw persoonsgegevens verwerkt, kunnen uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan, en voor een efficiënte bedrijfsvoering centraal worden verwerkt door, ondernemingen waar de gemeente aan deelneemt, zoals een gemeentelijke samenwerking.
Uw persoonsgegevens buiten de gemeente
De gemeente valt wettelijk gezien onder het stelsel van basisregistraties. Dit houdt in dat de gemeente persoonsgegevens doorgeeft aan de landelijke database. Denk hierbij aan de Basisregistratie personen die door de gemeente wordt bijgehouden en waarvan onder meer de Belastingdienst gebruik kan maken.
Bij alle publiekrechtelijke processen van de gemeente hebben we de plicht om te werken met de gegevens uit de Basisregistratie personen. Door deze verplichting zijn we ervan verzekerd dat we altijd over de meest recente informatie over u beschikken.
Wat doen we bij fraude en misbruik
Bij fraude of misbruik kan de gemeente uw persoonsgegevens doorgeven aan politie en justitie of aan medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de veiligheid en de handhaving van bedrijfsregels. Het kan bijvoorbeeld gaan om persoonsgegevens, om opnames van telefoongesprekken of om IP-adressen van websitebezoekers. Ook bij strafbare zaken zoals het bedreigen van een medewerker heeft de gemeente het recht om informatie door te geven.
3. Bezoek aan de website
Als u onze website bezoekt, registeren we uw IP-adres, bezoekgegevens en cookies. Hieronder leest u waarvoor we deze gegevens gebruiken.
Uw IP-adres
Iedereen die internet gebruikt, heeft een IP-adres. Ook als u surft met uw mobiele telefoon. Zonder IP-adres kunt u niet internetten. De gemeente heeft echter geen inzicht in uw IP-adres, deze zijn dus niet herleidbaar naar personen, bedrijven of adressen.
Wat doen we met uw bezoekgegevens
Op de website van de gemeente worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, zoals de meest bezochte pagina's of gebruikte zoektermen. Met deze informatie kunnen we de indeling op onze website verbeteren. Ook kunnen deze gegevens worden gebruikt om meer gerichte informatie op de site te zetten. Zo kunnen we onze dienstverlening blijven verbeteren.
We registreren ook hoe bezoekers (niet herleidbaar) door de gemeentelijke website klikken. Deze gegevens worden alleen gebruikt voor statistische analyses van bezoekgedrag.
Wat zijn cookies
Een cookie is een klein bestand met gegevens dat op uw computer wordt opgeslagen als u een website voor het eerst bezoekt. Cookies kunnen door de gemeente worden geplaatst en uitgelezen. Dankzij cookies hoeft u sommige informatie niet steeds opnieuw in te voeren als u een website opnieuw bezoekt. Er zijn verschillende soorten cookies, waaronder sessiecookies en permanente cookies. Sessiecookies worden van uw computer verwijderd zodra u uw webbrowser (bijvoorbeeld Internet Explorer, Firefox, Chrome of Safari) afsluit. Permanente cookies blijven op uw computer staan, ook na afsluiten van uw webbrowser. Bij elk volgend bezoek vanaf die computer, tablet of mobiele telefoon wordt deze cookie herkend.
Waarom gebruikt de gemeente cookies
De gemeente plaatst zowel sessie- als permanente cookies. Met een cookie weten we welke pagina’s u op gemeentelijke websites heeft bezocht. Daarnaast zijn cookies nodig om transacties te kunnen doen met de gemeente. Zonder cookies is dat niet mogelijk. U kunt zelf uw cookie-instelling bepalen: op niveau basis, persoonlijk of compleet. Het plaatsen van cookies helpt de gemeente ook om onze websites te optimaliseren en gebruikersvriendelijker te maken.
Cookies blokkeren
U kunt cookies op uw computer blokkeren. Dat kan via de privacy-instellingen van de webbrowser die u gebruikt. Dan worden alle cookies van alle websites die u bezoekt, geblokkeerd. Websites kunnen hierdoor wel trager werken of zelfs helemaal niet. Ook inloggegevens worden niet onthouden.
4. Uw rechten
Via deze privacyverklaring wordt u geïnformeerd over wat de gemeente en de gemeenteraad met uw persoonsgegevens doet. U hebt recht op duidelijke informatie. U kunt ons bijvoorbeeld vragen welke persoonsgegevens bij ons bekend zijn. Ook kunt u ze laten corrigeren als ze niet juist zijn. Als u niet wilt dat wij uw gegevens gebruiken voor persoonlijke informatie of nieuwsbrieven kunt u dit aangeven.
Wilt u uw persoonsgegevens inzien
U heeft het recht op inzage in de persoonsgegevens. U krijgt de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, uw gegevens worden verwerkt.
Wilt u uw persoonsgegevens corrigeren
Als uw persoonsgegevens niet kloppen, kunt u de gemeente vragen om deze gegevens aan te passen. Dit noemen we het recht van correctie (rectificatie en aanvulling).
Wilt u dat uw persoonsgegevens niet meer worden gebruikt
U hebt het recht aan de gemeente te vragen om in bepaalde situaties uw persoonsgegevens niet meer te gebruiken. Dit noemen we het recht van beperking van de verwerking.
Wilt u uw gegevens laten verwijderen
U hebt het recht te vragen gegevens te verwijderen. Dit noemen we het recht op gegevenswissing (vergetelheid). Het verwijderen van gegevens is niet altijd mogelijk. Zo is het niet mogelijk om je gegevens uit de Basisregistratie personen te laten verwijderen. Daarnaast is de gemeente gebonden aan wettelijke bewaartermijnen. Alleen wanneer er geen wettelijke noodzaak meer is voor het bijhouden van uw gegevens, kunnen deze verwijderd worden. Denk hierbij aan het vernietigen van uw gegevens na een sollicitatie.
Heeft u bezwaar tegen de verwerking van uw gegevens
Indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van uw gegevens of tegen een vorm van verwerken dan kunt u ook een contact opnemen met de gemeente. De gemeente zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking.
Uw inzagerecht of één van de andere privacyrechten kunt u online indienen.
U kunt ook contact op nemen met de functionaris van de gegevensbescherming (FG) Mr. M. Boon via fg@zuidplas.nl of via het algemene telefoonnummer (0180) 330 300.
5. Als het niet gaat zoals het hoort (datalek)
Ondanks onze inspanningen komen incidenten helaas voor. Denk aan het verkeerd adresseren van een e-mail of brief, een website waar te veel informatie op staat of een dossier dat kwijtraakt. In deze gevallen kan sprake zijn van een datalek. Het is van belang dat de gemeente daar zo snel mogelijk van op de hoogte wordt gesteld. We kunnen dan maatregelen treffen om erger te voorkomen en willen indien nodig de betrokken personen informeren over het verlies.
6. Heeft u nog vragen
Met deze privacyverklaring willen we u informeren over hoe we omgaan met persoonsgegevens. Omdat privacy een veelomvattend thema is en soms erg specifiek, bevat deze privacyverklaring niet alle informatie. Mocht u specifieke vragen hebben over een casus of dossier, dan kunt u hiervoor allereerst bij uw contactpersoon om informatie vragen. Weet u niet wie dat is, wilt u dit niet of heeft u geen contactpersoon, dan kunt u ook direct de functionaris van de gegevensbescherming (FG) Mr. M. Boon via fg@zuidplas.nl of via het algemene telefoonnummer (0180) 330 300.
Heeft u klachten
Mocht u klachten hebben over de dienstverlening van de gemeente, de gemeenteraad of over hoe we omgaan met persoonsgegevens, dan horen we dat graag. U kunt contact opnemen met de functionaris van de gegevensbescherming (FG) Mr. M. Boon via fg@zuidplas.nl, via het algemene telefoonnummer (0180) 330 300 of u dient een klacht in via de pagina 'Klacht indienen'.
7. Veilig mailen
Voor het veilig versturen van privacygevoelige informatie via de mail gebruikt de gemeente Zuidplas het programma ZIVVER. Dit programma codeert e-mail met vertrouwelijke inhoud zoals een burgerservicenummer of andere privacygevoelige gegevens. Alleen de verzender en de ontvanger kunnen dan bij de informatie.
Wat merkt u van het gebruik van ZIVVER
Een e-mail, die veilig via ZIVVER is verstuurd, opent u door te klikken op de link met de tekst 'Klik voor bericht'. Eventueel moet u hier ook nog een toegangscode of sms code invoeren. Het is niet nodig een account aan te maken.
Bericht openen met een sms code
U heeft een bericht ontvangen dat is beveiligd. Degene die u het bericht stuurt, wil zeker weten dat alleen u het bericht kunt lezen. Daarom krijgt u een code per sms toegestuurd. U vult deze code in, nadat u eerst op 'Klik voor bericht' en daarna op 'Sms sturen' heeft geklikt. Nu kunt u het bericht lezen.
Bericht openen met een toegangscode
U heeft een bericht ontvangen dat is beveiligd met een toegangscode. Degene die u het bericht stuurt, wil zeker weten dat alleen u het bericht kunt lezen. U vult deze code in, nadat u op 'Klik voor bericht' heeft geklikt. Nu kunt u het bericht lezen.
Reageren op een e-mail die via ZIVVER is verstuurd
U leest het bericht op een beveiligde webpagina. Als u op het bericht wilt reageren, dan kan dat rechtstreeks vanuit deze pagina. Onder het ontvangen bericht kunt u gelijk een bericht typen om te reageren. U verzendt deze reactie door op de verzendknop te klikken. Wanneer hier weer een reactie op komt, ontvangt u een notificatie via de e-mail.
Meer informatie
In dit filmpje ziet u hoe iemand een bericht ontvangt en leest. Kijk voor meer informatie op www.zivver.com. Heeft u vragen over een ontvangen e-mail, kunt u het ontvangen bericht niet openen of heeft u vragen over ZIVVER? Neem dan contact op met de afzender van de mail.
8. Copyright
De gemeente Zuidplas behoudt zich het auteursrecht voor op informatie die via Zuidplas.nl wordt verstrekt, inclusief beeldmerken, logo's en fotomateriaal.
Verspreiden van de informatie voor niet-commerciële doelen is toegestaan op voorwaarde van bronvermelding. Verspreiden van de informatie voor commerciële doelen is alleen toegestaan na schriftelijke toestemming van de gemeente Zuidplas. Wilt u meer weten over het gebruik van het materiaal? Stuur ons een bericht via gemeente@zuidplas.nl.