Evenement organiseren

Als u een evenement wilt organiseren, hebt u een vergunning nodig van de gemeente. Dit geldt bijvoorbeeld voor een braderie, kermis, optocht of festival. Voor kleine evenementen, zoals een straatfeest of een buurtbarbecue, is een melding doen bij de gemeente vaak al genoeg.

Promotie voor evenementen

Organiseert u een Klein of Groot evenement dan kunt u uw evenement aan extra aandacht geven via onze Facebook pagina: www.facebook.com/Zuidplas

Hoe werkt het?

Kwalificeert uw evenement als een 'klein evenement', dan maakt u hier minimaal twee weken voor het evenement melding van bij de gemeente door het meldingsformulier in te vullen. De gemeente controleert vervolgens uw melding en laat u weten of uw melding is goedgekeurd.

Klein evenement

Uw evenement valt onder de categorie 'klein evenement' als:

  1. het aantal aanwezigen niet meer bedraagt dan 150 personen;
  2. het evenement tussen 09.00 uur en 23.00 uur plaatsvindt;
  3. geen muziek ten gehore wordt gebracht voor 09.00 uur of na 23.00 uur en het geluidsniveau op een afstand van 10 meter van enige geluidsbron niet meer bedraagt dan 80 dB(A);
  4. het evenement niet plaatsvindt op de rijbaan of (brom)fietspad of anderszins een belemmering of gevaar vormt voor het verkeer en de hulpdiensten;
  5. slechts kleine objecten worden geplaatst met een oppervlakte van minder dan 25 m2 per object;
  6. er een organisator is;
  7. de organisator twee weken voorafgaand aan het evenement daarvan melding heeft gedaan aan de burgemeester met het meldingsformulier;
  8. de organisator een ontvangstbevestiging van de melding kan tonen.

Voldoet uw evenement niet aan deze kwalificaties, dan gaat het om een evenement waarvoor u een vergunning nodig heeft. U dient uw aanvraag minimaal dertien weken voorafgaand aan het evenement in. De gemeente bepaalt vervolgens of u de vergunning krijgt.

Wat moet ik doen

Klein evenement

Organiseert u een klein evenement? Dan maakt u hiervan melding bij de gemeente. U vult het 'Klein evenement - meldingsformulier' voor een klein evenement in. De melding moet twee weken voorafgaand aan het evenement bij de gemeente binnen zijn.

Vergunning evenement

U vraagt de vergunning voor een evenement aan bij de gemeente door het juiste aanvraagformulier in te vullen en, samen met de gevraagde bijlagen, op te sturen. Het ingevulde formulier moet dertien weken voor het evenement bij de gemeente binnen zijn.
Welk formulier vult u in?

  • Evenementenvergunning A - aanvraagformulier, vul dit formulier in als u een regulier evenement organiseert (bijvoorbeeld een braderie of een hardloopwedstrijd), die niet aan de criteria van een klein evenement voldoet
  • Evenementenvergunning B en C - aanvraagformulier, vul dit formulier in als u een groter evenement organiseert met lokale of regionale aantrekkingskracht. De gemeente schat vervolgens de risico’s in en vraagt eventueel aanvullende informatie bij u op. Bijvoorbeeld een veiligheidsplan.

Incidentele festiviteit

Een kantine van een sportvereniging, een restaurant en een café moeten allemaal voldoen aan de eisen uit het Activiteitenbesluit. In dit besluit staan onder andere de normen vermeld over het maximaal toegestane geluid en het licht.

Ten hoogste 12 keer per kalenderjaar mag u deze normen over het geluid en het licht in beperkte mate overschrijden. Bijvoorbeeld vanwege een optreden van een liveband in uw café of vanwege een toernooi waardoor de baanverlichting wat langer moet aanblijven.

U moet het college van burgemeester en wethouders daarover wel schriftelijk van tevoren informeren. Dit kunt u doen door het formulier 'Incidentele festiviteit - kennisgeving' in te dienen.

Meerjarenvergunning

Als u een evenement organiseert dat al twee keer onder dezelfde omstandigheden heeft plaatsgevonden, dan kunt u een meerjarenvergunning aanvragen. Op het aanvraagformulier Evenementenvergunning A geeft u aan dat u de vergunning voor meerdere (maximaal vijf opeenvolgende) jaren aanvraagt.

Als een vergunning voor meerdere jaren is afgegeven, dan kunt u voor het volgende evenement volstaan met een melding door het 'Meerjarige evenementenvergunning - meldingsformulier' in te dienen.

U dient de melding dertien weken voorafgaand aan het evenement in.

Indienen van het formulier

U kunt het ingevulde en ondertekende formulier inclusief bijlagen op de volgende manieren indienen:

  • E-mail: gemeente@zuidplas.nl
  • Post: gemeente Zuidplas, postbus 100, 2910 AC Nieuwerkerk aan den IJssel
  • Balie in het gemeentehuis, Raadhuisplein 1 in Nieuwerkerk aan den IJssel.

Wat kost het

Voor het in behandeling nemen van een aanvraag om een evenementenvergunning bedragen de legeskosten  € 205,85. Aan de melding van een klein evenement zijn geen kosten verbonden.

Wat heb ik nodig

Als u een vergunning aanvraagt, heeft u naast het ingevulde en ondertekende aanvraagformulier ook de volgende documenten nodig:

Hoe lang duurt het

Klein evenement

Heeft u uw formulier naar de gemeente opgestuurd? U ontvangt dan zo snel mogelijk een bericht van de gemeente. Dit bericht kan de volgende boodschappen te bevatten:

  • Uw melding is in goede orde ontvangen. Uw evenement kan doorgaan.
  • Een melding volstaat niet voor uw evenement. U dient een vergunning aan te vragen.
  • Uw evenement wordt niet toegestaan.

Vergunning evenement

Heeft u uw formulier naar de gemeente opgestuurd? U ontvangt dan zo snel mogelijk een ontvangstbevestiging. Binnen dertien weken ontvangt u het besluit op uw aanvraag voor een vergunning.

Als blijkt dat uw aanvraag niet compleet is, dan ontvangt u een bericht met het verzoek om de ontbrekende informatie aan te leveren. U heeft hiervoor maximaal vier weken de tijd. Als u de ontbrekende informatie niet op tijd aanlevert, dan nemen wij uw aanvraag niet meer in behandeling. U ontvangt hierover bericht.

Aanvullende informatie

Verkeersregelaars

Een Verkeersregelaar maakt het verschil bij het in goede banen leiden van de verkeersstromen rondom uw evenement.

Wat is een goede plek om je voertuig te parkeren, hoe geef je een duidelijk stopteken, hoe zorg je ervoor dat je goed wordt gezien, hoe zorg je ervoor dat verkeersdeelnemers niet wegrijden, hoe ga je om met partners zoals de politie, hoe beëindig je veilig een afzetting? Verkeersregelaars krijgen een opleiding en moeten examen doen om bij een evenement te werken.

Kijk voor meer informatie hierover op de pagina 'Verkeersregelaars'.

Sportmotoren

Wilt u met sportmotoren het geluidsniveau overschrijden op een evenement of sportterrein? Dan moet u een ontheffing aanvragen bij de provincie.

Te downloaden bestand(en)